Anfangs dachten viele nicht daran, dass es möglich sein, dass sich die scheinbar neuartige und zeitaufwändige Digitalarchivierung heute einen so guten Ruf machte. Ein Vielzahl von Unternehmen sind schon auf diese Technik umgestiegen und erfreuen sich der Vorteile, die diese mit sich bringt. Je nach Verwendung ist es zwar sehr viel Arbeit, die bereits erstellten Dokumente eines Unternehmens, wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder Akten scannen, jedoch lohnt sich die Investition dieser Zeit für den späteren Verlauf des Geschäfts. Es ist zwar möglich, dass ein Team von 5 Mitarbeitern wochen- oder monatelange das Archiv durcharbeitet und die neuen Datenserver der lokalen Intranets der Firma mit Dokumenten befüllt, jedoch entfallen in langfristiger Sicht eine Menge an Kosten. So zum Beispiel beim täglichen Zusammensuchen von Daten, falls ein Kunde einen Kontoauszug verlangt oder die Tabelle zur Aufstellung der Kosten erneut benötigt. In diesem Fall müsste ein Mitarbeiter sich minutenlang im Archiv aufhalten und die benötigten Dokumente suchen.
Mit einem fortschrittlichen System, das auf einem Datenpool aufbaut, zu dem jeder Mitarbeiter einen Zugang besitzt, ist es fortan möglich, die gefordeten Dokumente in wenigen Sekunden zu finden und zu bündeln. Es stehen also wenige Klicks einem längerem Aufenthalt im Archiv gegenüber. Es lässt sich sagen, dass sich pro Zugriff in der Regel mindestens 5 Minuten sparen lassen. Bei einer normalen Zugriffszahl von 300 Zugriffen am Tag sparen Sie also - auf alle Mitarbeiter verteilt – zum Beispiel 25 Stunden Arbeitszeit. Bei einem deutschten Durchschnittslohn von 35 Euro pro Stunde wären das täglich gut 900€ die gespart werden würden durch Akten scannen.
Es bedeutet also, dass ihre Angestellten während der üblichen Arbeitszeit wesentlich mehr Arbeit bewältigen können und ihr Betrieb viel effektiver arbeitet. Kombiniert mit einer bewussten Optimierung des WorkFlows können sie vielfaches ihrer gewöhnlichn Leistung erreichen.