Das Internet und damit der Versand von emails sind heutzutage ein absolut essentieller Bestandteil in der modernen Kommunikation. Es ist mittlerweile sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt.

Viele Unternehmen setzen daher immer mehr auf die Nutzung des sogenannten E billing. Der Versand einer solchen E Rechnung bedarf aber einiger Sorgfalt, denn elektronisch übermittelte Dokumente sind ohne Signatur rechtlich nicht anerkannt und können z. B. bei einer Vorsteuerprüfung zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen. Deshalb werden viele Dokumente und Rechnungen heute immer noch per gewöhnlicher Briefpost versandt, birgt für viele Unternehmen aber ein Plus an Mehrarbeit durch Ausdruck, Kuvertierung und Frankierung der Rechnungen.

Will man jedoch nun die Vorzüge und auch den Versand einer solchen E Mail Rechnung nutzen, so muss man die seit 2004 in der BRD einheitlichen Bestimmungen für Dokumente, welche als Mail oder Computerfax elektronisch versandt werden, berücksichtigen. Diese sehen vor, dass sämtliche Dokumente mit einer digitalen Signatur versehen werden müssen. Hierbei handelt es sich um ein kryptographisches Verfahren, bei dem zu einer Nachricht bzw. zu beliebigen Daten eine Zahl berechnet wird. Diese digitale Signatur ermöglicht, dass ihre Urheberschaft und Zugehörigkeit zur Nachricht durch jeden geprüft werden kann.

Aus diesen digitalen Signaturen lassen sich dann elektronische Signaturen erzeugen, welche dann auf Mail- bzw. Faxdokumenten als Matrixcodes, in Form eines 2-D-Barcodes, aufgebracht werden. In diesem ist das Originaldokument und die elektronische Signatur enthalten und kann dann mithilfe eines entsprechenden Scanners vom Empfänger des jeweiligen Dokumentes überprüft werden. Der Matrixcode ist dabei so aufgebaut, dass kleine Übermittlungsfehler, wie z.B. beim Faxversand ausgeglichen werden und zu keiner Störung bei der Überprüfung führen. Alternativ kann beim Erstellen einer Mail auch die Acrobat-PDF-eigene Signatur ohne Matrixcode auf dem Dokument zum Einsatz kommen.

In beiden Fällen bieten spezielle Softwares für jeden Bedarf die nötigen Hilfsmittel, die Dokumente, die man als E Rechnung per Fax oder email versenden will, im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen korrekt zu signieren. Das macht es vor allem für kleinere Unternehmen immer leichter, man spart sich viel Zeit für das Ausdrucken und Kuvertieren der Rechnungen und natürlich auch die Kosten für das Porto, welches in diesem Falle wegfällt.

fosforito

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